初めての総務が最初に覚えること｜備品と消耗品の確認から始める

結論：最初に覚えるのは、聞かれる3つの確認

初めての総務、総務未経験、総務の仕事内容、で調べると、受付、契約、慶弔、備品、消防まで一度に並びます。小さな会社では、その全部がひとりに来ます。

初日に全部は覚えられません。その週に何度も聞かれるのは、次の3つです。あのPCは誰が持っているか。コピー用紙はまだあるか。非常食の期限はいつか。ここだけ先に一覧にしてください。

着任1週間の順番

前任がいれば、引き継ぎのメモを全部読む前に、現物を一緒に見ます。

• 1日目：社用PC、鍵、プロジェクターなど、名前で呼べる備品を10個書き出す
• 2日目：いま借りている人が分かるかだけ確認する。分からなければ空欄のまま残す
• 3日目：コピー用紙、トナー、ティッシュなど、よく切れる消耗品を5品目、今ある数を書く
• 4日目：防災の水と食料があれば、期限の日付だけメモする
• 5日目：同じ質問が来たら、メモではなくその一覧を開いて答える

一般事務と最初に違うところ

一般事務は、書類と来客の処理がその日で終わることが多いです。総務は、物が残ります。昨日貸したPCは、今日も戻っていません。発注した箱は、届くまで「頼んだかどうか」が見えないと二重に買います。

未経験でも、会計や規程の全部はあとで足せます。物の所在と残数は、引き継ぎの翌日から現場が使います。

Excelの台帳をもらったとき

前任のExcelは、見本として受け取ります。ファイルが個人のパソコンにしか無い場合、その人が休むとまた聞けなくなります。

開き方を覚えるより、誰でも見られる場所に移す方が先です。列が完璧でなくても、名前と今の数があれば使い始められます。

社員に頼むのは、使ったあとの数だけ

共有した瞬間に、相手へメールとパスワードの作成まで頼むと、そこで止まります。最初は総務が数を入れて、備品を貸した相手の名前をメモするだけで足ります。

自分で操作してほしい人が出てきてから、招待を渡します。

sakustockの位置づけ

sakustockは、初めての総務が備品の貸出、消耗品の残数、防災備蓄の期限を同じ画面で見るための無料のクラウドです。初期費用・月額は無料で、件数の上限とカード登録はありません。

仕事内容を全部覚える前に画面だけ触るなら、サンプル体験で数の増減と貸出を確認してから、自社の10個を登録してください。