総務の困りごと一覧｜仕事が多いときに、毎週戻るものから片づける

結論：困りごとは「つらい」と「また同じ確認」に分かれる

総務の困りごとで検索すると、仕事が多すぎる、立場が弱い、電話が鳴り止まない、といった話が並びます。どれも現場の実情です。

その全部を一度に片づける必要はありません。減らせるのは、人が休んでも同じ手順で答えられる確認です。誰がPCを借りているか。コピー用紙は発注済みか。非常食の期限はいつか。この3つは、気持ちではなく記録の問題です。

よく挙がる困りごと

中小の総務で、相談に繰り返し出るものを分けます。

• 仕事が多すぎて、備品のことが後回しになる
• 詳しい人に聞かないと、場所も残数も分からない
• 使いたいときに現物がなく、誰が持っているか不明
• 発注したかどうかがチャットに埋もれ、二重に買う
• 防災備蓄や保証の期限を、直前まで忘れている
• 担当が休むと、問い合わせが止まる

先に手を付ける順番

全部の業務改善から入ると、また仕事が増えます。戻ってくる質問が一番多いものだけ先にします。

多くの事務所では、貸出、発注、期限の順です。社用PCと鍵の所在、よく切れる消耗品の残数、賞味期限のある備蓄。この3つの一覧が同じ場所にあれば、「総務に聞かないと分からない」が減ります。

• 貸出：誰が、何を、いつ返すか。口頭と手帳をやめる
• 発注：残数と、すでに頼んだかを同じカードで見る
• 期限：防災備蓄と保証を、切れる前に一覧で見る
• 台帳：担当者のパソコンだけにあるExcelを、みんなが開ける場所へ移す

気持ちの困りごとは、一覧では消えない

雑用ばかりに見える、評価されない、依頼が多部署から同時に来る、といった困りごとは残ります。役割の線引きと、断る基準が要ります。

そこへ、備品の捜索と発注の確認が毎週乗っていると、本来の困りごとまで手が届きません。記録で消える確認を先に外すと、仕事の量の体感も変わります。

一人総務でも回る最小の始め方

最初の週にやることは、次の4つで足ります。

• よく動く備品を10個だけ名前で登録する
• よく切れる消耗品を5品目だけ、今ある数を入れる
• 防災で期限があるものがあれば、日付だけ入れる
• 社員には、使ったら自分で数を減らしてもらう。まず自分の画面で試し、共有はあとでよい

sakustockの位置づけ

sakustockは、備品の貸出、消耗品の残数と発注済み、防災備蓄の期限を同じ画面に置くための無料のクラウドです。初期費用・月額は無料で、件数制限とカード登録はありません。

総務の困りごとのうち、備品と消耗品の確認から減らしたい場合は、サンプル体験で数の増減と貸出を触ってから、自社の品を登録してください。