消耗品の二重発注を防ぐ方法｜総務が今日からできる共有ルール

二重発注が起きる典型パターン

中小企業では、発注担当が総務に集中しつつ、現場も「切れてきたから買って」と動くことがあります。次のような流れが重なると、同じ品を二重に注文しやすくなります。

• 残数が感覚頼りで、誰も正確な数字を見ていない
• 発注した事実がチャットの流れに埋もれる
• 休み・外出中の担当の代わりに、別の人が善意で発注する
• Amazonや楽天で個人アカウント購入し、会社の一覧に残らない

防ぐために必要なのは機能より「共有の場所」

高額な購買システムがなくても、次の3つが同じ画面（または同じ表）にあれば、かなり防げます。

• いまの残数（おおまかでも、全員が見る数字を1つにする）
• 発注する目安（例：残り3個以下で補充）
• 発注済みかどうか（誰が見ても分かる印）

今日からできる運用ルール

ツールを入れる前でも、次のルールを決めるだけでも効果があります。ツール導入後は、そのルールを画面操作に落とし込みます。

• 発注する人を原則1ロールに決める（代理は「発注済み」を必ず残す）
• 発注したら、必ず一覧上で発注済みにする（チャットだけの報告にしない）
• 届いたら残数を更新し、発注済みを解除（または完了）する
• よく切れる品から先に管理し、全SKUを一度にやらない

Excelとクラウド、どちらが向くか

発注者が一人で、品目が少ないうちはExcelでも回せます。一方、現場がスマホで残数を見たい、複数人が発注判断に関わる、拠点が分かれている場合は、ファイルの取り違いが二重発注の温床になります。

その場合は、ブラウザで同じ在庫を見られる無料クラウドの方が、運用ルールを定着させやすいです。

sakustockでの考え方

sakustockでは、消耗品の残数管理・下限アラートに加え、発注リンクと発注済みの共有ができます。購入そのものはAmazon・楽天など各サイトで行い、紹介料でサービスを無料提供するモデルです。

「消耗品の二重発注を防ぎたい」総務の方は、まずよく切れる品だけ登録し、発注済みの見え方をサンプル体験で確認してみてください。