備品・消耗品のEC発注がバラバラ問題｜総務が二重購入を防ぐ共有術

結論：発注の「見える化」は在庫管理より先に効く

中小企業の消耗品は、Amazon・楽天・ASKUL・モノタロウなど複数のECサイトで買うことが多いです。担当者が複数いると、チャットで「〇〇頼んだよ」→埋もれる→別の人がまた注文、という二重購入が起きます。

在庫の細かい数を管理するより先に、「いま発注済みのものは何か」が1箇所で見えるだけで、一番痛い無駄遣いはかなり減ります。

二重購入が起きやすい状況

次に心当たりがあれば、共有の仕組みをつくる価値があります。

• コピー用紙や手袋を「切れたから」と複数人が同時に注文する
• ECサイトの注文履歴が個人アカウントに紐づいて他の人が見えない
• 発注の連絡がチャットに流れ、あとから確認しにくい
• 到着した段ボールを開けたら、先週も同じものが届いていた
• 「足りないから買って」のお願いが口頭で、記録が残らない

発注状況を共有する最低限の項目

完璧な発注管理システムは不要です。次が分かれば十分です。

• 何を（品名）
• 誰が（発注者）
• いつ（発注日）
• どこで（EC名やリンク）
• 状態（発注済み・到着済み・受領済み）

現場で回す運用のコツ

次のルールを決めるだけで、チャット確認が減ります。

• ECサイトで注文したら、共有一覧に「発注済み」を追加する
• 届いたら「到着済み」に変える（棚に入れたら「受領済み」でもよい）
• 在庫が下限を切ったら、一覧に「要発注」として追加する
• 月末に到着済みの行を消すか非表示にして一覧を軽くする

Excel共有とクラウド共有の分かれ目

発注者が1人なら、Excel管理でも問題ありません。ただし複数人が別々のPCやスマホで発注する場合、同時編集やスマホからの更新がしやすいクラウドの方が定着しやすいです。

また、発注と在庫（残数）を同じ場所で見られると、「在庫が減った → 発注する → 届いた」の流れが途切れにくくなります。

sakustockの位置づけ

sakustockでは消耗品の残数管理に加え、発注リンクと発注済みの共有ができます。Amazonや楽天での購入はそれぞれのサイトで行い、「いま発注中かどうか」を一覧で確認する使い方です。

二重購入を減らしたい場合は、サンプル体験で発注状況の見え方を確認してみてください。