備品の廃棄・リース切れ対応｜台帳から外すタイミング

結論：処分したら「その週に」台帳から外す

廃棄やリース返却は、総務の日常業務より後回しになりがちです。しかし台帳に残っていると、「まだあるはず」と探したり、同じ品目を買い足したりする原因になります。

経理の固定資産台帳と別に、総務の備品一覧がある場合も、両方の更新タイミングをメモしておくと漏れが減ります。

廃棄・除却が必要なケース

次に当てはまったら、一覧から外す候補です。

• 故障して修理不経済、または安全上使えない
• 老朽化で貸出を止めた備品
• 移転・統合で使わなくなった什器
• リース・レンタル満了で返却する機器
• 紛失確定で実在しないもの

総務が進める手順

会社の規模により経理・情シス連携は変わりますが、流れは共通です。

• データ消去・ログアウト（PC・タブレットは情シスルールに従う）
• 業者回収または社内ルールに沿った廃棄
• リース返却：付属品・原状回復の確認、返却日の記録
• 備品一覧で「廃棄」「返却済」等に更新（所在不明のままにしない）
• 必要なら経理・固定資産台帳の除却日と照合

リース切れ前にやっておくこと

満了日の1〜2ヶ月前に、返却物リスト・付属品・データバックアップを確認します。返却後も台帳に残っていると、入替え後の新機器と混同します。

更新（再リース）する場合も、旧番号を終了し新個体を登録する方が、貸出履歴がきれいに残ります。

sakustockの位置づけ

貸出中の備品を廃棄・返却するとき、一覧から外すかステータスを変えれば、現場の「まだ借りられる？」という問い合わせも減ります。sakustockは無料で備品の追加・整理ができます。

リース更新や棚卸し前に台帳を揃えたい場合は、サンプル体験で一覧の整理方法を確認してみてください。