入社・退職時の備品貸与・回収チェックリスト｜総務の抜け漏れ防止

結論：チェックリストは「紙」より「渡した記録」が本体

入社日にPC・スマホ・鍵・名札を渡し、退職日に回収する——流れは分かっていても、繁忙期や複数入社が重なると抜けが出ます。あとから「あの充電器どこ？」と追いかける方が、最初の記録よりずっと高いです。

総務がやるべきなのは、きれいな台帳作りそのものより、貸与した瞬間に「誰に何を渡したか」が残る状態を作ることです。

入社時に確認したい貸与品の例

業種で差はありますが、次は漏れやすい定番です。

• ノートPC／デスクトップ、充電器・ドック
• 社用スマホ、SIM、ケース
• 入館証・鍵・カードキー・ロッカーキー
• 社員証・名札・制服・安全靴
• イヤホン、マウス、特別な計測器や専用端末

退職・異動時の回収で起きやすい抜け

本人は返したつもり、総務は未確認、現場は別の人が使っている——このズレが典型です。最終出社日に口頭確認だけだと、在宅勤務や有給消化で顔を合わせられないケースにも弱いです。

回収リストは、入社時の貸与記録をそのまま反転して使うのが一番漏れにくいです。別シートを新規作成すると、項目がずれます。

そのまま使える運用チェックリスト

次を「入社日／最終出社日」のルーチンに組み込みます。

• 入社：貸与品を渡し、使用者名と日付をその場で記録する
• 入社：個体が分かる情報（製造番号・鍵番号）を残す
• 在職中：追加貸与や交換があったら同じ一覧を更新する
• 退職：貸与一覧を印刷または画面共有し、1品ずつ回収確認する
• 退職：未回収があれば期限と担当を決め、曖昧なままクローズしない
• 異動：拠点間の持ち出しは「移動」として使用者または保管場所を更新する

Excelチェックリストの限界が出るタイミング

人数が少なく、入退社が年に数回ならExcelのチェック表でも回せます。一方で、同時に複数名が入社する、現場が鍵や端末を独自に渡す、リモートで回収確認したい、といった状況では更新漏れが増えます。

その場合は、貸出・返却が履歴として残るツールの方が、チェックリストの「本体」になりやすいです。

sakustockの位置づけ

入社時の貸与と退職時の回収は、備品の貸出・返却そのものです。sakustockは、誰が何を持っているかを無料クラウドで共有でき、回収確認の土台にできます。

入退社の抜け漏れを減らしたい場合は、サンプル体験で貸出一覧の見え方を確認してみてください。