社用PC・鍵・車両の所在管理｜「いま誰が持ってる？」をなくす総務のやり方

結論：所在管理は「探す仕組み」より「残す仕組み」

中小企業の総務あるあるが、「社用PCは誰の机？」「マスターキーはどこ？」「営業車の鍵は誰が持った？」です。探す時間そのものより、確認のチャットや電話が増えて本業が止まりやすいのがつらいところです。

答えから言うと、完璧な固定資産システムより先に、「借りた・返した」が同じ一覧に残る仕組みがあれば、現場の大半の困りごとは解消に近づきます。

総務がよく困る社用資産の例

所在が曖昧になりやすいのは、次のような品です。

• ノートPC・タブレット・社用スマホ
• 会議室や倉庫の鍵、キャビネットキー
• 社用車・バイクの鍵、ETCカード
• プロジェクター・カメラ・計測器など共有機器
• 名札ケース・入館証・予備の社員証ホルダー

口頭・チャット・Excelだと起きやすいこと

「さっき〇〇さんに渡した」だけの運用は、担当者が休む・退職する・チャットが流れると一気に破綻します。Excelでも、更新者が一人に偏ると最新版が分からなくなります。

結果として、総務が毎回ヒアリング係になり、現場は「すぐ使いたいのに使えない」状態になります。

今日からできる所在管理の手順

最初から全資産を登録する必要はありません。次の順が現実的です。

• 過去3ヶ月で「所在を聞かれた」品を5〜15点だけ洗い出す
• 品名・識別（個体番号や鍵番号）・保管場所の初期値を決める
• 借りるときに使用者名を残し、返したら空きに戻すルールを1行で書く
• 1週間、口頭依頼を受けたら「一覧を更新してから渡す」にそろえる
• 問題なければ対象を少しずつ増やす（固定資産台帳と役割を分けてもよい）

会計の資産管理と、日常の所在管理は別物

減価償却や固定資産台帳は経理の領域です。一方、総務が毎日困るのは「いま使えるか／誰が持っているか」です。ここを混同すると、重いシステム検討だけで数ヶ月止まりがちです。

まずは日常の貸し借りが見える状態を作り、会計連携が本当に必要になってから検討しても遅くありません。

sakustockの位置づけ

社用PCや鍵のように「誰が持っているか」が重要な品は、備品の貸出・返却管理と相性がよいです。sakustockは、そうした貸出状況を初期費用・月額無料のクラウドで共有できます。

所在確認の問い合わせを減らしたい場合は、まずサンプル体験で「借りる・返す」の操作感を確認してみてください。